Optimisation de la transmission des pièces comptables : enjeux et méthodes

Juin 11, 2024 | Expertise comptable

Pour l’expert-comptable, disposer de la bonne information en temps et en heure est la condition première à la qualité de ses travaux, qu’ils soient déclaratifs (TVA notamment), d’analyse (tableau de bord commenté) ou de production des comptes annuels.

 En toute transparence, l’efficacité de ces travaux constitue également un enjeu important de productivité car les cabinets et leurs collaborateurs consacrent beaucoup de temps et d’énergie dans la sollicitation, la relance, la vérification, et la relance à nouveau…

Pour l’entreprise, la qualité du travail de l’expert-comptable est essentielle pour piloter son entreprise de façon adaptée.
Les tableaux de bord doivent être disponibles régulièrement et être fiables, afin, par exemple, de détecter rapidement les éventuelles dérives de rentabilité.

 A fortiori, les comptes annuels doivent impérativement s’appuyer sur une information fiable et exhaustive car ils constituent le document de base de la communication financière de l’entreprise avec ses partenaires financiers.

Il est donc essentiel pour tous de mettre en place une organisation qui permette une transmission régulière, exhaustive et fluide des pièces comptables de l’entreprise vers le cabinet d’expertise comptable.

Les principales recommandations sont :

  • de faire le choix entre le papier et le numérique, et d’éviter de multiplier les supports.
    Nous le verrons plus tard, notre recommandation est de s’orienter vers le numérique qui apporte de nombreux avantages en matière de traitement de données.
  • d’organiser la centralisation continue des pièces comptables.

En effet, depuis que de nombreuses factures sont reçues de façon numérique, le classement des pièces dans les entreprises est devenu plus confus qu’auparavant.

Certaines pièces sont dans un classeur ou une bannette (ou dans la poche du pantalon !), d’autres dans la boîte mail du dirigeant, et enfin certaines sont disponibles sur la plateforme numérique du prestataire… Lorsqu’il faut réaliser l’envoi des pièces au cabinet d’expertise comptable, c’est panique à bord !

Afin d’avoir une vue exhaustive, il est important que toutes les pièces soient stockées sous la même forme : papier ou numérique.

Dans le cas du choix papier : il conviendra d’imprimer toutes les pièces reçues et de les stocker dans le classeur ou la bannette prévus à cet effet.

Dans le cas du choix numérique : les pièces reçues de façon papier devront être numérisées et stockées au même endroit que les pièces reçues de façon numérique.

Ce choix est très personnel, certains appréciant le caractère visuel du classement papier (notamment pour suivre les paiements à réaliser), d’autres ayant franchi le cap du numérique et ne conçoivent pas d’imprimer une facture ! Les cabinets d’expertise comptable savent s’adapter aux deux modes de fonctionnement.

 Un point d’attention cependant : en cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir produire vos pièces comptables sous la forme dans laquelle vous l’avez reçue.

  • Si vous numérisez toutes vos pièces comptables, vous devez cependant être capable de produire l’original papier reçu du fournisseur. Ces archives doivent être conservées pendant 10 ans.
  • Si vous faites le choix du numérique, il est peut-être temps de circulariser vos fournisseurs pour ne recevoir que des factures numériques, par exemple sur une adresse mail dédiée !
  • Par ailleurs, il faut que le travail de centralisation soit réalisé en continu.
  • Ainsi, dès qu’une pièce comptable est reçue, elle doit être centralisée immédiatement à l’endroit défini : bannette ou dossier informatique.

Cette discipline évitera la « punition » de l’après-midi consacré à la recherche des pièces dans tous les mails reçus le mois précédent.
Un des points de contrôle permettant de s’assurer de l’exhaustivité des pièces recueillies est de les croiser avec les paiements constatés sur le relevé bancaire.

Attention cependant, aux factures non payées. Toutes les pièces doivent être transmises qu’elles soient payées ou non !

L’idéal réside dans l’utilisation des plateformes d’échange numérique mises à disposition par les cabinets d’expertise comptable.
Celles-ci existent depuis plusieurs années et s’améliorent quotidiennement pour apporter à l’entreprise utilisatrice une interface de plus en plus ergonomique et intuitive. Elles peuvent également permettre de digitaliser certains processus chronophages, comme celui des notes de frais. Par ailleurs, elles proposent de plus en plus de mettre en place des API permettant de récupérer automatiquement les pièces de plateformes ou de logiciels pour les factures d’achat, vente, caisse… Enfin, elles apportent souvent une restitution, en continue, sur des indicateurs de gestion.

Pour les cabinets, ces plateformes sont directement liées à leur logiciel de production ce qui permet :

  • Un prétraitement des pièces comptables.
  • Un stockage directement dans le logiciel, écriture par écriture, des documents transmis.
  • La sécurité que l’ensemble des flux font l’objet d’une pièce comptable.

En conséquence, le cabinet gagne en efficacité de traitement quotidien, en qualité d’analyse des données et d’échange avec l’entreprise.

En résumé, les moyens techniques évoluent très vite et vont permettre progressivement d’apporter du confort dans les échanges, …en attendant la facturation électronique…

Article rédigé par Laëtitia GODEFROY en partenariat avec le journal 7 jours, paru le 14 décembre 2023 : https://www.7jours.fr/actualites/comprehension-et-gestion-des-produits-constates-davance-dans-les-entreprises/

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