Pour les entreprises ayant un mode de facturation par abonnement annuel ou trimestriel, notamment de services informatiques, un des points importants en matière de présentation des comptes est le traitement et la compréhension de la notion de « produits constatés d’avance »
Facturation d’avance et réserves de trésorerie
Dans la plupart des entreprises qui mettent en œuvre ce type de modèle, les abonnements sont facturés d’avance, parfois sur des périodes de plusieurs mois, voire de plusieurs années. Le principal avantage est, bien sûr, d’encaisser le chiffre d’affaires d’avance et de constituer une réserve de trésorerie.
Comptabilisation des services informatiques
Cependant, comptablement, la notion de « chiffre d’affaires » doit être distinguée de celle de « facturation » qui mesure le service rendu. Les services informatiques facturés par abonnement sont la plupart du temps considérés comme des prestations de service continues.
Principes de comptabilisation
Comptablement, les prestations de service continues sont constatées dans le chiffre d’affaires en fonction de l’écoulement du temps, de façon linéaire, sur la période d’abonnement. Le principe est qu’à prestation identique, il ne doit pas exister de différence de chiffre d’affaires entre une entreprise qui facture mensuellement et celle qui facture d’avance, sur 12 mois par exemple. De même, les modalités d’encaissement ne doivent pas impacter la constatation comptable du chiffre d’affaires.
Gestion des Abonnements et Impact sur le Chiffre d’Affaires
En conséquence, si l’on facture le 1er décembre un abonnement à un service informatique d’une durée de 12 mois, le chiffre d’affaires de l’année civile n’intégrera que le prorata de la facture réalisée pour ce mois. Les 11/12 restants entreront dans le chiffre d’affaires de l’année suivante. À l’inverse, il faudra ajouter le prorata d’une facture identique réalisée le 1er décembre de l’année précédente.
👉🏻 Le fait d’étaler la facturation vers l’avant crée un « stock » de chiffre d’affaires restant à constater. C’est ce que l’on appelle les « produits constatés d’avance », qui sont classés en bas du passif au bilan.
Difficultés pratiques et solutions
Les dirigeants disposent le plus souvent d’indicateurs de facturation, mais certains découvrent parfois la donnée comptable de « chiffre d’affaires » lors de la présentation des comptes par leur expert-comptable.
Sur le principe, le passage entre les deux notions n’apparaît pas si compliqué. Il faut identifier pour chaque facture le chiffre d’affaires acquis à date et le chiffre d’affaires à reporter sur des périodes futures.
👉🏻 Et comme souvent, Excel est mis à contribution ! La difficulté pratique la plus souvent rencontrée pour effectuer le traitement est tout simplement l’indisponibilité et l’inaccessibilité des données.
Optimisation de la Facturation d’Abonnements
C’est pourquoi, la règle première en matière de facturation d’abonnements est de faire figurer sur la facture, pour chaque prestation, le début et la fin de la période d’abonnement. Il sera également nécessaire que les informations puissent être extraites dans des champs distincts. Il sera alors possible d’automatiser les calculs :
- Du chiffre d’affaires par période (exercice comptable lorsque l’on réalise les comptes annuels, ou mois dans le tableau de bord).
- Du montant de facturation non encore intégré dans le chiffre d’affaires, « les produits constatés d’avance » La somme des deux données doit correspondre à la facturation.
Communication financière et prévisionnels
Le point de départ réside donc dans le choix de l’outil de facturation et son bon paramétrage.
L’autre difficulté à laquelle sont confrontés les dirigeants des sociétés de ce type est la communication financière, que ce soit auprès des banques, des investisseurs ou même auprès des équipes.
En effet, plus la croissance est forte et plus l’écart entre la facturation et le chiffre d’affaires va s’accentuer. De même, l’écart sera d’autant plus marqué que les signatures seront réalisées en fin d’exercice comptable.
Comme indiqué dans l’exemple plus haut, la première facture de 12 mois réalisée en décembre ne comptera que pour un 12ème dans le chiffre d’affaires de l’année en cours.
👉🏻 Il conviendra d’être très vigilant dans l’utilisation des termes employés, « facturation » ou « chiffre d’affaires », quitte à systématiquement présenter les objectifs et réalisations sous les deux angles. Les présentations pourront également souligner le stock de « produits constatés d’avance », qui apparaît en pied de bilan.
Importance de la transparence et de l’auditabilité dans le système d’information
De même, dans les prévisionnels, il convient de tenir compte de ce décalage dans la présentation du chiffre d’affaires prévisionnel et de communiquer correctement dans le Business Plan sur les notions de facturation et de chiffre d’affaires.
Bien qu’il n’y ait pas d’impact en matière de trésorerie prévisionnelle, il est important de ne pas se laisser surprendre par une remarque ou une question sur ce sujet !
La mise en place d’un bon système d’information accessible, transparent et auditable sera également un atout important dans le cas d’un rapprochement avec une autre entreprise ou de levée de fonds.
En effet, les notions de MRR (Monthly Recurring Revenue), d’ARR (Annual Recurring Revenue), de taux de résiliation (churn) seront examinées de façon précise, car elles sont la source des futures synergies et l’une des conditions à la scalabilité du modèle.
👉🏻 La conception et la construction du système de données n’ont pas pour seul objectif de satisfaire le comptable, mais également de mettre en valeur l’ensemble du business model !
Article rédigé par Nathalie GARDAN en partenariat avec le journal 7 jours, paru le 6 février 2024 : https://www.7jours.fr/actualites/comprehension-et-gestion-des-produits-constates-davance-dans-les-entreprises/
