9 entreprises sur 10 recourent aujourd’hui au télétravail, selon le dernier baromètre de l’expérience collaborateur publié par Parlons RH. Si le travail à distance séduit salariés et entreprises, sa mise en place implique des démarches juridiques spécifiques pour faire du télétravail une réussite. Mais qu’on se le dise, appliquer ces multiples règles juridiques est un véritable casse-tête quand on n’est pas du métier !
Quelles démarches devez-vous mettre en œuvre pour permettre à vos collaborateurs de télétravailler et encadrer le travail à distance ?
On vous explique.
Mettre en place le télétravail, ce que dit la loi
L’article L1222-9 et suivants du Code du travail prévoient que pour mettre en place le télétravail, l’employeur peut :
- signer un accord collectif si l’entreprise dispose de délégués syndicaux,
- à défaut, vous pouvez rédiger une charte de télétravail à soumettre au préalable pour avis au CSE (un avis négatif du CSE ne vous empêche pas de mettre en place le télétravail).
Si l’élaboration d’une charte n’est certes pas obligatoire, nous vous suggérons d’en rédiger une afin de fixer un cadre et éviter ainsi certains écueils. En effet, c’est la charte qui définit notamment les conditions d’accès au télétravail, les modalités, etc.
Enfin, n’oubliez pas que l’accord du salarié est indispensable, car il s’agit d’une modification de son contrat de travail. Et si l’accord peut être verbal, on vous conseille d’assurer vos arrières en formalisant vos intentions par écrit.
Télétravail : suivre les temps de travail de vos salariés
Votre collaborateur a-t-il commencé sa journée ? Depuis combien d’heures travaille-t-il ? A-t-il fait une pause ? Est-il absent ?
À distance, suivre les temps de travail n’est plus aussi simple. Or, télétravail ou non, la réglementation en matière de durée de travail est très pointilleuse ! Entre le respect de la durée maximale quotidienne de travail, le temps de pause, les heures supplémentaires et les temps de repos quotidiens et hebdomadaires, la législation sociale ne plaisante pas.
Et c’est normal. De la durée du travail dépend le montant du salaire. Tout comme le temps de travail est étroitement lié à une autre obligation de l’employeur : la préservation de la santé et la sécurité des salariés.
Dès lors, vous avez tout intérêt à vous équiper d’un outil de suivi des temps de travail comme :
- un tableau Excel
- un logiciel de suivi des temps tel qu’un SIRH : une solution plus complète et sécurisée qui permet de suivre en temps réel les temps de travail et absences.
Télétravail : prévenir les risques psychosociaux
En télétravail, les salariés peuvent être confrontés à plusieurs risques :
- l’isolement qui entraîne un mal-être durable
- la sur-connexion, une pratique addictive génératrice de stress et d’anxiété
- le surinvestissement et un déséquilibre vie pro/vie perso
- l’intensification de la charge de travail avec la menace de surmenage, d’épuisement voire de burn-out.
Ces différents risques affectent non seulement la santé des collaborateurs, mais aussi leur productivité et, par ricochet, la performance de l’entreprise.
Pour les prévenir, plusieurs actions peuvent être mises en place :
- programmer un message d’alerte au bout d’un certain nombre d’heures de connexion pour signifier au télétravailleur qu’il est temps de faire une pause ou d’arrêter sa journée de travail
- bloquer l’accès au serveur et à la messagerie professionnelle à partir d’une certaine heure
- organiser des réunions hebdomadaires sur site ou en visio avec le manager et l’équipe pour échanger, maintenir la cohésion d’équipe et la motivation
- prévoir des entretiens réguliers avec les télétravailleurs pour évaluer leur moral
- utiliser des outils de communication et/ou un réseau social d’entreprise pour partager les bonnes nouvelles, les actualités, échanger de manière informelle et ainsi maintenir le lien.
Et si l’obligation de préserver la santé et la sécurité des salariés qui est prévue par le Code du travail n’est pas une obligation de résultat, il n’en reste pas moins que vous devez tout mettre en œuvre pour y parvenir. Dans le cas contraire, vous vous exposez à des risques prud’homaux qui peuvent être lourds de conséquences sur le plan économique et ternir votre réputation !
Télétravail et prise en charge des coûts par l’employeur
Enfin, si vous décidez de mettre en place le télétravail, vous êtes tenu de prendre en charge tous les coûts découlant directement de son exercice comme le coût du matériel, des logiciels et abonnements utilisés, des outils de communication et leur maintenance !
Si le télétravail offre de nombreux bénéfices pour vos salariés et votre entreprise, pour en tirer parti vous devez encadrer le travail à distance dans le respect de la réglementation sociale. Et comme nous savons que la gestion sociale est une machine complexe, nous avons rédigé un livre blanc 100% dédié à ce sujet pour que la gestion sociale n’ait plus (presque) aucun secret pour vous !
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