Vous êtes entrepreneur, travaillez 50 heures par semaine et avez l’impression de ne jamais assez avancer ?

Ce n’est pas étonnant, il est extrêmement difficile de rester efficace et productif quand s’installent de mauvaises routines et habitudes. Mais alors, quels sont les outils disponibles pour supprimer ces « parasites » et optimiser votre temps ?

Pareto : supprimez les tâches inefficaces

A la fin du XIXème siècle, un économiste italien du nom de Vilfredo Pareto déduit d’une analyse des données fiscales des pays d’Europe un principe simple : une grande majorité des effets sont produits par une grande minorité des causes. Ce principe fût affiné en 1954 par le qualiticien Joseph Juran, qui explique que le concept dit « de Pareto » prouve qu’environ 80% des effets sont le produit de 20% des causes.

Et ce principe s’applique bien souvent en entreprise : une minorité de vos clients génère une majorité de votre chiffre d’affaires, une minorité de vos tâches crée une majorité de valeur ajoutée.

« La liste est infiniment longue et variée, et le ratio est souvent encore plus fortement déséquilibré : 90/10, 95/5 et 99/1 ne sont pas des cas rares, mais le minimum à rechercher est 80/20 ».Tim Ferris – La semaine de 4h

Pour voir si votre activité rentre dans ces proportions ou si vous devez rééquilibrer vos efforts en fonction de ce qu’ils rapportent, commencez par séparer tout ce que vous faites en deux catégories : forte valeur ajoutée (environ 20%) et peu/pas de valeur ajoutée (80%). Une fois cela fait, essayez de voir comment vous pourriez supprimer un maximum de tâches considérées comme non créatrices de valeur. Pour ce faire, il existe des solutions : on peut sous-traiter, automatiser, ou même complètement supprimer la tâche de notre emploi du temps. Ensuite, affinez votre classification en ajoutant un critère : l’urgence de la tâche.

Vous obtiendrez ainsi une liste d’objectifs importants, du plus au moins urgent, qu’il vous suffit de placer dans un échéancier. Si certaines tâches paraissent trop importantes, rien ne vous empêche de les subdiviser en sous-objectifs et d’appliquer le même principe de tri.

Attention toutefois, la loi de Pareto ne peut s’appliquer à tout. Ce n’est pas parce que 20% de vos produits réalisent 80% de votre chiffre d’affaires, qu’il faut nécessairement stopper la production des autres produits. En effet cela peut avoir des conséquences néfastes sur vos chiffres, vos clients pourraient ressentir un manque de diversité dans votre gamme par exemple. Par contre, il est important de prendre conscience de cela pour gérer les tâches relatives à ces produits différemment, en termes de gestion des stocks ou de plans d’actions marketing, par exemple.

Entrepreneurs autour d'une table pour devenir plus efficace

Parkinson : planifiez au plus juste le temps de travail nécessaire

Un autre principe important en termes de productivité est la loi de Parkinson, que l’on peut appliquer après avoir trié ses objectifs. Celle-ci explique que le travail s’étale sur le temps qu’on lui accorde. Par conséquent, il est extrêmement important de définir le temps à allouer à chaque tâche. Si j’ai une journée pour remplir mon objectif, je vais mettre une journée entière pour le remplir. En revanche, si je n’ai que 5 heures pour le faire, je vais automatiquement avoir une approche bien plus efficace pour réussir à tenir ce délai. En effet, avoir une date butoir imminente, va nous obliger à nous concentrer seulement sur l’essentiel, et donc démultiplier son efficacité.

Pour définir le temps que prend chaque tâche à être effectuée, chronométrez-vous sur une journée/semaine/mois et essayez lors de ces phases chronométrées, d’être le plus concentré possible, afin d’obtenir des chiffres pertinents.

Mark Gloria : évitez à tout prix les interruptions

Un dernier conseil pour booster votre productivité serait de se protéger contre toute interruption. En effet, la concentration est le maître mot de l’efficacité, et rien de pire qu’une intervention extérieure pour couper une dynamique de concentration. Pour se protéger, commencez par couper tout accès aux réseaux sociaux, messages, appels, mails, etc… Et n’hésitez pas à prévenir votre entourage physique (collègues, salariés, associés…) de votre indisponibilité pour un temps donné.

Pour vous donner un exemple chiffré, une étude de l’université de Californie a démontré que lorsque l’on est déconcentré au milieu d’une tâche, le cerveau prenait en moyenne 23 minutes à revenir à un état de pleine concentration. Si l’on prend en compte une seconde donnée qui dit qu’un salarié est distrait environ toutes les 3 minutes, on se rend compte qu’aujourd’hui la concentration est un facteur majeur d’inefficacité au travail.

Entrepreneurs, outils pour devenir efficace

Voici quelques pistes assez simples à mettre en œuvre pour aller à l’essentiel, ce qui peut vous permettre de dégager du temps pour des missions plus stratégiques, pour prendre du recul sur votre activité, ou simplement pour s’octroyer un peu plus de temps libre. Et puisque vous êtes chef d’entreprise, faîtes profiter tout le monde de vos nouvelles bonnes pratiques, et présentez cette organisation en interne pour que chacun participe à l’amélioration de la productivité de l’entreprise.

 

Sources :

https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

https://www.leader-blogueur.com/la-loi-de-pareto-20-80/

https://www.journee-efficace.fr/loi-de-parkinson/

Et autres vidéos des chaînes :

https://www.youtube.com/channel/UCwqG7XuhEvaEKu8XSVstplA

https://www.youtube.com/channel/UCLLVFXmra3VHofacquH4EMA

https://www.youtube.com/user/DesLivresPourChanger