Dans un environnement qui évolue de plus en plus vite, le chef d’entreprise est confronté tous les jours à de nouvelles difficultés : des difficultés techniques, liées à l’entreprise elle-même de par son organisation mais également concurrentielles.
Pour faire face, l’entreprise doit réagir toujours plus vite pour répondre aux besoins du marché sur lequel elle intervient.
Elle doit être capable d’apporter des réponses adaptées et dans des délais extrêmement réduits. Pour cela, elle doit disposer d’outils efficaces, qui lui donneront les bons indicateurs pour prendre des décisions pertinentes.
Pourquoi mettre en place un tableau de bord ?
Le chef d’entreprise est appelé à prendre des décisions en permanence pour gérer son entreprise. Le dirigeant doit donc disposer d’informations comptables et financières pour orienter son choix.
Pour piloter efficacement son entreprise, le chef d’entreprise sélectionne les informations dont il a besoin pour en disposer en temps voulu, c’est-à-dire quasiment en temps réel. L’information doit donc être disponible rapidement et pouvoir être interprétée facilement.
Afin d’aider le chef d’entreprise, l’expert-comptable a un rôle important dans la mise en place de nouveaux instruments et procédures permettant d’accélérer la mise à disposition de l’information. C’est dans cette optique que doivent être abordés les tableaux de bord.
La fonction d’un tableau de bord
La fonction du tableau de bord n’est pas de fournir à un moment donné tous les indicateurs possibles sur l’entreprise (ce serait d’ailleurs impossible) mais de mettre à la disposition des responsables, une sélection d’indicateurs pertinents dans leur domaine de compétence, pour faciliter leur prise de décision et à contrôler leurs actions.
Le tableau de bord est ainsi la présentation, dans un délai très bref et sous forme d’indicateurs, d’éléments essentiels au pilotage à court terme de l’entreprise.
Leurs objectifs
Le tableau de bord est un outil de pilotage indispensable et essentiel dans les prises de décisions du chef d’entreprise en matière de :
- Respect des objectifs : il permet de vérifier si les plans d’action mis en œuvre à la suite de la fixation d’objectifs sont respectés.
- Décision et action : il permet de suivre en temps voulu l’évolution de l’entreprise et de prendre les mesures nécessaires en cas de dérapage,
- Anticipation : il permet d’agir avant l’établissement des comptes annuels,
- Mesure d’écarts : il permet de mettre en évidence les écarts entre les prévisions et le réel,
- Contrôle et délégation de pouvoirs : il permet au responsable hiérarchique de se rendre compte de la bonne application ou non de ses directives tout au long de l’année,
- Dialogue : il permet de favoriser les échanges entre les différents maillons de la chaine, le plus souvent par le biais de réunion où les tableaux de bords sont présentés.
- Pédagogie : il permet de sensibiliser et d’impliquer le personnel.
Les différents tableaux de bord
Il existe une multitude de tableaux de bord, chacun ayant une finalité différente mais dont le point commun reste d’avoir un accès rapide et clair à l’information dans une optique de monitoring ou de prise de décision.
Les tableaux de bord peuvent être classés selon 2 catégories :
Selon leur domaine d’application :
- Le tableau de bord financier
- Le tableau de bord de gestion
Selon leur domaine de responsabilité
- Le tableau de bord d’exécution
- Le tableau de bord de pilotage
- Le tableau de bord stratégique
Chaque tableau de bord mettra en avant des indicateurs choisis par le chef d’entreprise tel que : le chiffre d’affaires par activité, la marge, la quantité de produits vendus, le nombre de clients, le chiffre d’affaires par clients, le délai d’attente des clients. Les indicateurs sont variés. Il existe des indicateurs financiers, d’activité, de qualité, de coûts…
Il convient de noter que, dans une petite entité, un tableau de bord unique à destination du chef d’entreprise sera le plus souvent suffisant. Dans des structures plus importantes, chaque responsable doit faire face à des préoccupations différentes et n’aura donc pas le même besoin d’information : par exemple, un tableau de bord pourra être nécessaire dans le cadre de recrutement ou pour pour anticiper une levée de fonds.
Chaque centre de responsabilité devra alors se doter d’un tableau de bord spécifique. Chaque tableau de bord sera complémentaire .
Les conditions pour qu’il soit efficace
Afin que son efficacité soit optimum, le tableau de bord doit satisfaire au minimum aux conditions suivantes :
- Adaptation : le tableau de bord doit être construit sur mesure, en fonction des besoins, des objectifs et des contraintes du chef d’entreprise. A chacun son tableau de bord ! –
- Fréquence : le tableau de bord est un document d’action ; il doit être disponible et mis à jour régulièrement. Dans la majorité des cas, la fréquence idéale est hebdomadaire, mais on peut considérer que dans les très petites entreprises (TPE) l’unité de temps suffisante est dans bien des cas, mensuelle.
- Efficacité : l’intérêt du tableau de bord est la rapidité. Mieux vaut une information rapide et partielle qu’une information parfaitement exacte mais qui arrive après la prise de décision.
- Clarté : le tableau de bord doit être présenté de la manière la plus explicite possible en mettant en évidence les points essentiels.
Intérêts et limites
De nombreuses entreprises considèrent la mise en place d’un tableau de bord comme la fin de leurs problèmes. Il n’en est rien. Sa mise en place a un intérêt seulement si les constats font l’objet d’une prise de décisions pour corriger les tendances anormales identifiées dans le tableau de bord.
Le tableau de bord est un outil pertinent et efficace dans la prise de décisions du chef d’entreprise. Son efficacité réside dans son actualisation régulière, son adaptation à l’évolution de l’entreprise et la réponse à ses besoins.
L’expert-comptable est à même d’accompagner le chef d’entreprise dans la mise à jour des tableaux de bord et dans la communication des informations comptables et financières.